‘การประชุมใหญ่เจ้าของร่วม’ คืออะไร? ชาวคอนโดต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง?

สวัสดีครับ เชื่อว่าชาวคอนโดคงจะคุ้นชินกันดีกับการที่ในช่วงเดือนมีนาคม-เมษายน ของทุกปี ทางโครงการคอนโดมักจะเรียกให้ผู้อยู่อาศัยทุกห้องมาร่วมประชุม หรือที่เรียกกันว่า 'การประชุมใหญ่เจ้าของร่วม' หลายคนคงสงสัยว่าต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง? ในขณะเดียวกันก็เชื่อว่าหลายคนคงรูู้สึกขี้เกียจ หรือสังสัยว่าหากไม่เข้าร่วมการประชุมนี้ จะส่งผลเสียอะไรไหม? หรือจะทำให้เราเสียสิทธิอะไรในคอนโดหรือป่าว? ในบทความนี้ PropertyScout จะพาทุกคนไปหาคำตอบกันครับ

'การประชุมใหญ่เจ้าของร่วม' คืออะไร

การประชุมเจ้าของร่วม หรือ ที่เรียกกันแบบง่าย ๆ ว่า 'ประชุมคอนโด' เป็นการประชุมที่ทางนิติบุคคลโครงการคอนโดจัดขึ้นเพื่อให้ 'เจ้าของร่วม' หรือผู้มีกรรมสิทธิร่วมกันในอาคารชุด รวมถึงพื้นที่ส่วนกลางทั้งหมด มาร่วมประชุมกันเพื่อให้ทราบถึงระเบียบข้อบังคับ และงบประมาณส่วนกลาง ซึ่งหากว่าทางนิติบุคคลมีแผนการปรับปรุงใด ๆ ก็ตาม ก็จะนำเสนอให้กับจ้าของร่วมภายในที่ประชุมครับ

ทำความรู้จักการประชุมคอนโด 3 ประเภท

สำหรับการประชุมคอนโดในแต่ละโครงการนั้นจะมีอยู่ทั้งหมด 3 ประเภทด้วยกันก็คือ 'การประชุมใหญ่สามัญครั้งที่ 1' , 'การประชุมใหญ่สามัญประจำปี' และ 'การประชุมใหญ่วิสามัญ' โดยมีรายละเอียดแตกต่างกันดังนี้ครับ

'การประชุมใหญ่สามัญครั้งที่ 1'

เป็นการประชุมที่มีจุดประสงค์เพื่อสร้างข้อตกลง กฏกติกา และมารยาทในการอยู่ร่วมกันของเจ้าของร่วม โดยทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการกำหนดกฏ กติกา มารยาทในการอยู่ร่วมกันได้ครับ ซึ่งในกฎหมาย พรบ. อาคารชุดได้ระบุไว้ว่าภายในระยะเวลา 6 เดือน หรือ 180 วัน นับตั้งแต่วันที่มีการโอนกรรมสิทธิ์ยูนิตแรกของโครงการนั้น ๆ ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด มีอำนาจในการเรียกประชุม โดยวาระสำคัญต่าง ๆ ที่เจ้าของร่วมจะต้องพิจารณาและลงมติรับรองร่วมกันก็จะมีดังนี้

• การรับรองระเบียบพักอาศัยของนิติบุคคลอาคารชุด - โดยทั่วไประเบียบการพักอาศัยจะกำหนดให้สอดคล้องกับรูปแบบความเป็นอยู่ของคอนโดนั้น ๆ เพื่อให้ผู้พักอาศัยสามารถอยู่ร่วมกันได้อย่างลงตัว และเป็นระเบียบเรียบร้อย ซึ่งหากเราศึกษาระเบียบข้อใดแล้วมีความเห็นต่าง หรือมีความคิดเห็นอย่างอื่น ก็สามารถเสนอแนะในที่ประชุมให้มีการปรับเปลี่ยนได้ครับ อย่างเช่น เวลาเปิด-ปิดห้องฟิตเนส , ห้อง Co-Working , สระว่ายน้ำ

• การรับรองข้อบังคับนิติบุคคลอาคารชุด - โดยส่วนใหญ่แล้วเนื้อหาหลักจะเป็นไปตามมาตราต่าง ๆ ที่อยู่ใน พรบ. อาคารชุดอยู่แล้ว เพียงแต่อาจจะมีบางส่วนที่เปลี่ยนแปลงไปตามความเหมาะสมหรือแนวทางที่เจ้าของโครงการที่วางไว้ เช่น อัตราเงินกองทุน , อัตราค่าใช้จ่ายส่วนกลาง , หรือรอบการเรียกเก็บค่าส่วนกลาง เป็นต้น ซึ่งถึงแม้ว่าข้อบังคับดังกล่าวจะได้รับการรับรองจากสำนักงานที่ดินแล้ว เจ้าของร่วมทุกคนควรศึกษาเนื้อหาโดยละเอียดอีกครั้งก่อนที่จะพิจารณารับรองในที่ประชุมนะครับ

• การรับรอง หรือแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด - เบื้องต้นได้รับการจดทะเบียนขึ้นมาพร้อมกับนิติบุคคล ซึ่งโดยทั่วไปผู้จัดการนิติบุคคลรายแรกจะเป็นตัวแทนของทางเจ้าของโครงการ (วาระ 2 ปี)

• การแต่งตั้งคณะกรรมการนิติบุคคลอาคารชุด - เป็นการคัดเลือกตัวแทนเจ้าของร่วม 3-9 คนเพื่อมาควบคุมและกำกับดูแลการบริหารงานของนิติบุคคลที่จ้างมา (วาระการดำรงตำแหน่งไม่เกิน 2 ปี)

• การรับรองรายงานสถาบันการเงิน , งบประมาณประจำปี และการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีประจำปี - เพื่อวิเคราะห์สถานการณ์บริหารเงินในด้านต่าง ๆ ของนิติบุคคลในช่วงเวลาที่ผ่านมา ซึ่งใน พรบ. อาคารชุดได้กำหนดให้นิติบุคคลอาคารชุดต้องแสดงงบประมาณรายรับ-จ่าย ในแต่ละเดือนให้เจ้าของร่วมทราบ ภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน

• รายงานผลการดำเนินการฝ่ายจัดการ ของในรอบปีที่ผ่านมา - เช่น งานช่าง , งานดูแลความสะอาด , งานด้านการบริหารจัดการ , งานรักษาความปลอดภัย เป็นต้น

• การพิจารณาเรื่องอื่น - สำหรับในหัวข้อนี้ไม่ได้กำหนดไว้ตายตัว จะมีหรือไม่มีก็ได้ แต่โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นประเด็นที่เกิดขึ้นหลังจากที่เจ้าของร่วมได้เข้าพักอาศัยแล้ว และเจ้าของร่วมก็สามารถเสนอแนะเพื่อเป็นประโยชน์ในการบริหารงานของนิติบุคคลต่อไปในอนาคตได้ครับ

'การประชุมใหญ่สามัญประจำปี'

หลังจากที่ประชุมใหญ่สามัญครั้งที่ 1 ผ่านไปแล้ว ก็จะต้องมีการประชุมที่สำคัญอีก 1 ประเภทที่เรียกกันว่า 'การประชุมใหญ่สามัญประจำปี' โดยในมาตรา 42/1 ของ พรบ. อาคารชุดได้กำหนดให้จัดขึ้นปีละครั้งและจะต้องจัดขึ้นภายใน 120 วัน ตั้งแต่วันที่สิ้นปีทางบัญชีครับ

สำหรับจุดประสงค์นั้นก็คือ เพื่อพิจารณาอนุมัติงบดุล รายงานประจําปี แต่งตั้งผู้สอบบัญชี และพิจารณาเรื่องอื่น ๆ ซึ่งก่อนประชุมใหญ่สามัญประจำปีประมาณ 1 สัปดาห์ ทางนิติบุคคลก็จะต้องทำหนังสือนัดให้กับเจ้าของร่วมทุกห้อง และในการประชุมต้องการจัดประชุมต้องมีคะแนนเสียงผู้มาประชุมไม่น้อยกว่า หนึ่งในสี่ของคะแนนเสียงทั้งหมดจึงจะเป็นองค์ประชุม

'การประชุมใหญ่วิสามัญประจำปี'

โดยส่วนใหญ่แล้วการประชุมใหญ่วิสามัญประจำปีจะถูกจัดขึ้นก็ต่อเมื่อเกิดเรื่องสำคัญเร่งด่วน เพราะว่าไม่ได้มีกำหนดการณ์แบบตายตัว แต่สามารถจัดขึ้นได้เมื่อมีเหตุจำเป็นครับ ซึ่งใน พรบ. อาคารชุด มาตรา 42/2 ระบุไว้ว่าผู้มีอำนาจในการเรียกประชุมใหญ่วิสามัญนั้นจะมีอยู่ 3 กลุ่มคือ ผู้จัดการ, คณะกรรมการ ด้วยมติเกินกว่ากึ่งหนึ่ง หรือเจ้าของร่วม ลงคะแนนเสียงไม่น้อยกว่า 20% รวมกันเซ็นชื่อและทำเป็นหนังหนังสือขอเปิดประชุมต่อคณะกรรมการ

การเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมประชุม

เมื่อรู้จักการประชุมคอนโดทั้ง 3 ประเภทแล้ว เราก็จะไปหาคำตอบกันว่าก่อนเข้าร่วมประชุมต้องเตรียมตัวอย่างไร จริง ๆ แล้วไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอะไรครับ เชื่อว่าหลายคนที่ซื้อคอนโดแล้วก็จะได้รับกระเป๋าอุปกรณ์ตอนที่เซ็นรับห้อง บางโครงการก็จะให้เอกสารมาด้วยเล่มนึง โดยด้านหน้าจะเขียนว่า 'เอกสารประกอบการประชุมใหญ่สามัญเข้าของร่วมประจำปี' พร้อมกับระบุวัน เวลา และสถานที่ในการประชุมครับ เอกสารฉบับนี้คือเอกสารที่เจ้าของร่วมทุกคนจะต้องนำติดตัวไปเพื่อใช้ในการเข้าประชุมคอนโด หรือประชุมใหญ่สามัญครั้งแรกนั่นเอง

เมื่อได้เอกสารฉบับนี้มาแล้ว สิ่งต่อไปที่เราสามารถทำเพื่อเตรียมตัวเข้าประชุมคอนโด คืออ่านเอกสารเพื่อที่จะได้ทราบข้อมูลแบบคร่าว ๆ ที่เราจำเป็นต้องรู้ก่อนเข้าร่วมประชุมนั่นเองครับ โดยไล่อ่านดูว่ามีวาระอะไรที่จะต้องมีการพูดถึงในที่ประชุมบ้าง และวาระที่เราควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษก็คือ เรื่องที่เกี่ยวกับเงิน กับการเปลี่ยนแปลงที่จะส่งผลกระทบกับโครงการคอนโดที่เรากำลังพักอาศัยนั่นเอง

สำหรับเรื่องเงินนั้น ในเอกสารจะมีการแจกแจงรายละเอียดของงบประมาณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่นำเงินส่วนกลางไปใช้มาให้เรียบร้อยแล้ว ไม่ว่าจะเป็น ค่าดูแลบำรุงอาคาร ค่าซ่อมแซมส่วนต่าง ๆ ค่าดูแลงานระบบรักษาความปลอดภัย ค่าเงินเดือนพนักงานนิติบุคคล ตลอดจนพนักงานตำแหน่งอื่น ๆ หลังจากอ่านดูงบประมาณแล้ว ให้ลองคำนวนรายจ่ายต่อเดือนของแต่ละส่วนดูครับ หากคิดว่าไม่สมเหตุสมผลก็สามารถจดบันทึกไว้เพื่อนำไปเสนอข้อโต้แย้งในวันประชุมคอนโดได้เลย

ผลเสียของการไม่เข้าร่วมประชุม

มาถึงจุดนี้แล้ว ต่อไปก็จะเป็นการตอบคำถามเรื่องที่ว่า 'ไม่เข้าประชุมแล้วจะส่งผลเสียอะไรกับเจ้าของร่วมบ้าง' สำหรับการไม่เข้าประชุมนั้นถือว่าไม่ผิดฎหมาย หรือผิดข้อบังคับคอนโดแต่อย่างใดครับ เพียงแต่จะส่งผลเสียในหลาย ๆ เรื่อง และหากว่าคอนโดของเรานั้นมีปัญหากรรมการหรือนิติบุคคลขี้โกง ทำงานไม่โปร่งใส หรือทำงานไม่ดี ไม่มีความเป็นทีมเวิร์คที่ดี เราก็จะไม่สามารถรับรู้ได้ นอกจากนั้นยังส่งผลเสียอื่น ๆ อีกดังนี้ครับ

• ทำให้เสียค่าใช้จ่ายและงานไม่เดิน - ถ้าเจ้าของร่วมไม่เข้าประชุมกันเป็นจำนวนมาก ก็จะทำให้ต้องเลื่อนการประชุมอยู่บ่อย ๆ เป็นการทำให้คณะกรรมการจัดประชุมต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม รวมไปถึงถึงคนที่สละเวลาเข้าประชุมแต่สุดท้ายคนเข้าร่วมประชุมไม่พอ ก็ต้องมานั่งเสียเวลารอโดยใช่เหตุด้วย นอกจากนั้นเรื่องสำคัญที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน หรือเรื่องที่ต้องได้รับมติ อย่างเช่นคัดเลือกบริษัททำความสะอาดรายใหม่ หรือการอนุมัติค่าซ่อมทรัพย์สินพื้นที่ส่วนกลาง เรื่องเหล่านี้ก็ไม่สามารถเดินหน้าได้ ในที่สุดก็จะผลเสียตามมากับคอนโดที่เราอยู่อาศัยเองครับ

• เสียสิทธิในการออกเสียงและแก้ไขข้อบังคับต่าง ๆ - การไม่เข้าร่วมประชุมในครั้งที่มีการให้เจ้าของร่วมออกเสียงอนุมัติและแก้ไขข้อบังคับต่าง ๆ ภายในโครงการคอนโด ก็จะทำให้เสียสิทธิในส่วนนี้ไปครับ ข้อบังคับเหล่านั้นก็มักจะเป็นเรื่องสำคัญ ๆ อย่างเช่น ข้อห้ามในที่จอดรถ การใช้สระว่ายน้ำ กฎการเลี้ยงสัตว์ในคอนโด หรืออย่างค่าปรับกรณีไม่ชำระค่าส่วนกลาง ดังนั้นเราก็ควรเข้าประชุมเพื่อใช้สิทธิแก้ไขเรื่องที่เราไม่ชอบครับ

• เสียสิทธิในการถอดถอนผู้จัดการที่ไม่โปร่งใส หรือทำหน้าที่ไม่ดี - ถ้าเรารู้อยู่แก่ใจว่าผู้จัดการนิติบุคคลทำหน้าไม่ดี หรือไม่โปร่งใส อย่างเช่น ไม่ปฏิบัติตามมติคณะกรรมการ ทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่เป็นเท็จ แล้วเราเลือกที่จะไม่ไปเข้าร่วมการประชุม ก็จะทำให้เสียสิทธิในส่วนนี้ไป

• เสียสิทธิในการเลือก หรือถอดถอนคณะกรรมการ - ถ้ามีวาระการประชุมเรื่องนี้ โดยปกติคณะกรรมการต้องควบคุมการบริหารจัดการคอนโดเพื่อประโยชน์ส่วนรวม แต่ในบางคอนโดหากโชคไม่ดี อาจต้องพบกับคณะกรรมการนิติบุคคลไม่ตรงไปตรงมา หรือขี้โกง ถ้าเกิดว่าไม่เข้าร่วมประชุมก็จะเสียสิทธิในการจัดการกับคณะกรรมการที่ไม่ดีออกไป

• เสียสิทธิพิจารณาเรื่องค่าใช้จ่ายในคอนโด - เสียสิทธิในการตรวจสอบ อนุมัติ หรือทักท้วงตัวเลขค่าใช้จ่าย เงินคงเหลือ รายรับ สินทรัพย์ หรือหนี้สินในงบดุล เพราะการอนุมัติงบดุลจะต้องได้รับความเห็นชอบจากที่ประชุมสามัญครับ

• เสียสิทธิในการออกเสียงแต่งตั้ง คัดค้าน หรือถอดถอนผู้สอบบัญชี - ในบางครั้งอาจจะมีกรณีอย่างเช่น คณะกรรมการมีคนรู้จักเป็นผู้สอบบัญชี หลังจากนั้นก็แต่งตั้งคนรู้จักคนนี้ให้ขึ้นเป็นผู้สอบบัญชีคอนโด แต่กลับไม่ค่อยมีประสบการณ์ หรือทำงานไม่ดี ทำให้เอกสารบัญชีคอนโดบกพร่องไม่เรียบร้อย หากว่าเจอเหตุการณ์ทำนองนี้ในคอนโด ก็ควรเข้าประชุมเพื่อออกเสียงคัดค้านการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่อาจมีคุณสมบัติไม่ค่อยเหมาะสม หรือถอดถอนคนที่ทำงานบกพร่องมาก ๆ ออกครับ

• เสียสิทธิพิจารณาเรื่องอื่นที่ระบุอยู่ในรายงานประจำปี หรือหัวข้อการประชุมแต่ละครั้ง - เสียสิทธิในการพิจารณา หรืออนุมัติเรื่องอื่นที่ผู้จัดการหรือคณะกรรมการเสนอในที่ประชุม ตัวอย่างที่สำคัญก็เช่น การอนุมัติงบประมาณรายจ่ายสำหรับปีต่อไป หรืองบประมาณสำหรับการปรับปรุงห้องฟิตเนส หรือ Co-Working Space เป็นต้น

สรุปส่งท้าย

PropertyScout หวังว่าบทความนี้จะตอบคำถามในใจของชาวคอนโดทุกคนนะครับ ไม่ว่าจะเป็นคนที่เพิ่งซือคอนโด หรือคนที่กำลังอยู่อาศัยในคอนโดยู่แล้วก็ตาม สำหรับการประชุมคอนโดทั้งสามแบบที่ได้กล่าวไปทั้งหมดนั้นล้วนมีความสำคัญ และเป็นประโยชน์สำหรับเจ้าของร่วมทั้งสิ้นครับ ดังนั้นขอแนะนำให้ทุกคนเข้าไปร่วมประชุมเพื่อรับรู้และพิจารณารายละเอียดต่างเพื่อรักษาสิทธิและผลประโยชน์ให้กับตัวเองนะครับ ในกรณีไม่สะดวกจริง ๆ ก็สามารถมอบอำนาจให้ตัวแทนไปร่วมประชุมแทนได้ เพราะว่าโดยปกติแล้วทางนิติบุคคลจะจัดส่งแบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจมาพร้อมกับหนังสือเชิญเข้าร่วมประชุมก่อนที่จะมีการจัดประชุมทุกครั้งครับ

อ่านบทความ รีวิวโครงการ อัปเดตข่าวสารเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ได้ที่ PropertyScout Blog หากมีคำถาม ข้อสงสัยต่าง ๆ เกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ หรือต้องการ เช่า ซื้อ ขาย ติดต่อ PropertyScout ได้เลย! ทีมงานของเราพร้อมให้บริการและตอบทุกข้อสงสัย

อ่านบทความอื่นที่เกี่ยวข้อง คลิก